Um plano passo a passo para tornar uma pequena ou média empresa em conformidade com o Programa de Conformidade Anticorrupção Português (RGPC) em 90 dias, incluindo responsabilidades, exemplos práticos e uma lista de verificação pronta a usar.
Porquê agir agora?
- Evite multas e danos à reputação: o incumprimento acarreta riscos de sanções e perda de confiança.
- Profissionalizar a gestão: controlos, políticas e formação claros reduzem a exposição legal e operacional.
- Vantagem competitiva: grandes clientes e concursos públicos exigem cada vez mais práticas de integridade comprovadas.
Elementos essenciais do RGPC para PME
- Governança e liderança – nomeie um Diretor de Conformidade e garanta o apoio da liderança.
- Avaliação de riscos – mapear a exposição em todos os processos (aquisições, contratações, presentes/hospitalidade, patrocínios, terceiros, contratações).
- Políticas e procedimentos – código de conduta; conflitos de interesse; presentes e hospitalidade; diligência prévia de terceiros; patrocínios/doações.
- Canal de denúncias – seguro, confidencial/anónimo, com encaminhamento e prazos.
- Formação e comunicação – adaptadas à função e ao risco.
- Monitorização e melhoria – KPIs, auditorias, relatórios periódicos para a gestão.
O plano de 90 dias (semana a semana)
Dias 1–15: Lançamento e gestão do programa
- Patrocínio executivo: decisão formal de implementar o RGPC.
- Nomear um responsável pela conformidade (CO): mandato, autonomia, linha hierárquica.
- Plano e cronograma do projeto: marcos semanais, responsabilidades (RACI), riscos do projeto.
- Inventário de documentos: políticas existentes, organograma, modelos de contratos, mapas dos principais processos.
Resultados esperados:
- Resolução do conselho/administração e nota de nomeação do diretor executivo.
- Plano do projeto e Gantt/cronograma.
- Mapa das partes interessadas (Finanças, Compras, RH, Vendas, Jurídico/TI).
Dias 16–30: Avaliação de risco de integridade
- Workshops sobre riscos por processo: compras, contratação pública/privada, vendas, logística, patrocínios, marketing, RH.
- Identificar eventos de risco: fraude, favoritismo, conflitos de interesse, suborno, pagamentos de facilitação, uso indevido de ativos.
- Pontuação e priorização: probabilidade × impacto; avaliação dos controlos atuais e lacunas.
- Mapa de riscos e plano de tratamento: priorizar 5 a 10 riscos críticos; definir controlos (política, aprovações, segregação de funções, registos).
Resultados esperados:
- Matriz de riscos (proprietários, controlos, prioridades).
- Plano de tratamento (ações, prazos, responsáveis).
Dias 31–45: Políticas e procedimentos essenciais
- Código de Conduta: princípios, cenários práticos, perguntas e respostas, contacto.
- Conflitos de interesse: declarações anuais e ad hoc; fluxo de aprovação/mitigação.
- Presentes e hospitalidade: limites, registo obrigatório, aprovações.
- Terceiros e fornecedores: diligência prévia baseada no risco; cláusulas de integridade.
- Patrocínios/Doações: critérios, transparência, manutenção de registos.
- Registos e provas: modelos simples (Excel/SharePoint) para presentes, conflitos, diligência devida.
Entregáveis:
- Pacote de políticas v1.0 enviado à administração.
- Registos (presentes/hospitalidade; conflitos; DD de terceiros).
- Cláusulas contratuais padrão.
Dias 46–60: Canal de denúncias e resposta
- Selecione a solução de canal: interno/externo; confidencialidade, anonimato, pista de auditoria, SLA.
- Política de denúncia e anti-retaliação: âmbito, como denunciar, proteções, prazos para feedback.
- Procedimento de triagem e investigação: critérios de gravidade, equipa de investigação, cadeia de custódia, modelo de relatório.
- Teste completo: envio, confirmação, investigação, encerramento com feedback.
Entregáveis:
- Canal de denúncias ativo e testado.
- Procedimento de investigação + modelos (NDA, plano de investigação, relatório).
Dias 61–75: Formação e sensibilização
- Plano baseado em funções: executivos (tomado a partir do topo); áreas expostas a riscos (Compras/Vendas/RH); todos os funcionários; integração.
- Materiais: apresentação de slides, vídeo curto, perguntas frequentes, cartazes/banners para a intranet.
- Campanha interna: e-mail do CEO, código QR para canal, exemplos do que fazer e não fazer.
- Acompanhamento e avaliação: registo ou LMS; pequeno questionário; meta ≥90% de cobertura.
Entregáveis:
- Kit de sensibilização e percurso de formação.
- Relatório de cobertura e resultados do questionário.
Dias 76–90: Monitorização, KPIs e aprovação final
- KPIs de referência: número de relatórios/resolvidos; tempo médio de resposta; % treinados; conflitos declarados/resolvidos; % de terceiros com DD; número de exceções aprovadas.
- Plano de monitorização: revisões trimestrais, auditoria anual simplificada, testes de eficácia.
- Relatório final de gestão: estado de conformidade, lacunas remanescentes, plano de melhoria para 6 a 12 meses.
- Aprovação e publicação: políticas aprovadas; aviso externo no site; incorporar na integração.
Entregáveis:
- Painel de conformidade (mensal/trimestral).
- Relatório final de implementação e roteiro de melhorias.
Boas práticas favoráveis às PME
- Proporcionalidade: mantenha as políticas simples e inequívocas; adapte a DD ao risco.
- Reutilizar o que já existe: integrar com controlos de qualidade/H&S, quando for sensato.
- Cultura da evidência: «se não estiver registado, não aconteceu».
- Tecnologia leve: formulários online, repositório central, lembretes automáticos (por exemplo, declarações anuais de conflitos).
Lista de verificação RGPC para PMEs (baixe e use)
Governança
- Decisão formal da administração e nomeação do diretor executivo.
- Plano de 90 dias com marcos importantes.
Risco
- Workshops sobre riscos e matriz por processo principal.
- Plano de tratamento com os proprietários e prazos.
Políticas
- Código de Conduta aprovado e publicado.
- Políticas: Conflitos de interesse; Presentes e hospitalidade; Terceiros; Patrocínios/Doações.
- Cláusulas de integridade inseridas nos contratos.
- Registos ativos (presentes; conflitos; DD).
Whistleblowing
- Canal ao vivo (confidencial/anónimo), política e procedimento de investigação.
- Teste completo documentado.
Formação e Comunicações
- Plano baseado em funções, materiais e comprovativos de assiduidade.
- Campanha interna e perguntas frequentes.
Monitorização
- KPIs definidos e painel configurado.
- Relatório final e plano de 6 a 12 meses.
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